Immobilien Ulrich · WEG-Backoffice deutschlandweit remote
Digitales WEG-
Backoffice
deutschlandweit
Eigentümerportal, Dokumentenarchiv, Buchhaltung und Abrechnung
für selbstverwaltete WEGs, Beiräte und kleine Eigentümergemeinschaften.
Immobilien Ulrich unterstützt selbstverwaltete Wohnungseigentümergemeinschaften dabei,
ihre kaufmännische Verwaltung professionell zu strukturieren. Sie behalten die Betreuung
vor Ort – wir stellen die digitale Infrastruktur, führen die Buchhaltung, erstellen die
Jahresabrechnung und sorgen für transparente Unterlagen im Eigentümerportal.
Ausgangspunkt
Selbstverwaltung funktioniert – wenn die kaufmännische Struktur stimmt.
Viele kleine WEGs möchten ihre Verwaltung bewusst selbst organisieren. Die technische Betreuung vor Ort funktioniert häufig gut – doch Buchhaltung, Abrechnung, Belege, Vertragsfristen und Eigentümerunterlagen werden schnell unübersichtlich. Genau hier setzt das digitale WEG-Backoffice von Immobilien Ulrich an.
Lösung
Digitale Struktur für selbstverwaltete WEGs – ohne die Betreuung vor Ort abzugeben.
Das WEG-Backoffice von Immobilien Ulrich stellt die kaufmännische und digitale Infrastruktur im Hintergrund bereit: Eigentümerportal, Dokumentenarchiv, laufende Buchhaltung, Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan und modulare Zusatzleistungen. Die Gemeinschaft, der Beirat oder der benannte Ansprechpartner behalten die Organisation vor Ort – wir sorgen für Struktur, Transparenz und saubere kaufmännische Abläufe.
Für selbstverwaltete WEGs
Sie möchten Ihre Gemeinschaft selbst organisieren, aber Abrechnung, Buchhaltung, Belege und Fristen nicht mehr mit Excel, E-Mail und Papierordnern verwalten. Wir richten Portal, Objektakte und kaufmännische Prozesse professionell ein.
Für Beiräte und engagierte Eigentümer
Sie bleiben der Ansprechpartner der Gemeinschaft und treffen weiterhin die Entscheidungen vor Ort. Wir unterstützen im Hintergrund bei Buchhaltung, Dokumentenstruktur, Zahlungsübersichten, Abrechnung und Vorbereitung der ETV-Unterlagen.
Für vermietende Eigentümer
Auf Wunsch erstellen wir ergänzend zur WEG-Abrechnung die Betriebskostenabrechnung für Ihre Mieter – strukturiert, nachvollziehbar und auf Grundlage der bereitgestellten Mietvertrags-, Vorauszahlungs- und Abrechnungsdaten.
Leistungsübersicht
Ein digitales WEG-System, das sich modular erweitern lässt.
Jede Gemeinschaft ist anders. Deshalb besteht das WEG-Backoffice nicht aus einem starren Leistungspaket, sondern aus kombinierbaren Modulen: Portal, Dokumentenarchiv, Buchhaltung, Abrechnung, Vertragsmanagement, Versicherung, ETV-Unterstützung und Spezialleistungen bei schwierigen Abrechnungen.
Eigentümerportal & Dokumentenarchiv
Digitale Objektakte mit Abrechnungen, Beschlüssen, Verträgen, Versicherungen, Belegen, Prüfberichten und ETV-Unterlagen.
Laufende WEG-Buchhaltung
Kontierung, Bankabgleich, Belegzuordnung, offene Posten, Hausgeldzahlungen und laufende kaufmännische Auswertungen.
Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan & Vermögensbericht
Erstellung der Hausgeldabrechnung, Einzelabrechnungen, Rücklagenübersicht, Vorschussplanung und Vermögensinformationen.
Zahlungsverkehr mit Vier-Augen-Freigabe
Vorbereitung von Zahlungen und Rechnungen mit abgestimmtem Freigabeprozess durch den benannten Ansprechpartner der WEG.
Vertragsmanagement & Versicherungskoordination
Übersicht über Laufzeiten, Kündigungsfristen, Wartungen, Energieverträge, Policen und Schadenunterlagen. Keine Versicherungsvermittlung.
Zusatzmodule für Eigentümer und ETV
§35a-Ausweis, Betriebskostenabrechnungen, Belegprüfung, ETV-Vorbereitung, Versammlungsleitung und individuelles WEG-Branding.
Abrechnungsprüfung & Neuerstellung
Für WEGs mit unvollständigen, streitigen oder schwer nachvollziehbaren Alt-Abrechnungen als gesondertes Spezialmodul.
Pakete
Vom ersten Portal bis zur laufenden kaufmännischen Betreuung.
Jede selbstverwaltete WEG startet an einem anderen Punkt. Deshalb gibt es keine starre Standardlösung, sondern drei sinnvolle Einstiege: Portal & Abrechnung, laufende Buchhaltung oder ein umfassendes digitales WEG-Backoffice.
Portal & Abrechnung
Für WEGs, die zunächst Ordnung in Unterlagen, Portal und Jahresabrechnung bringen möchten.
- Einrichtung eines digitalen Eigentümerportals
- Strukturierte digitale Objektakte
- Unterlagen-Check und Datenprüfung auf Plausibilität
- WEG-Jahresabrechnung und Einzelabrechnungen
- Rücklagenübersicht und Abrechnungsspitzen
- Wirtschaftsplan, Vermögensbericht und §35a-Ausweis optional
Portal & Buchhaltung laufend
Für selbstverwaltete WEGs, die ihre kaufmännischen Prozesse dauerhaft sauber führen möchten.
- Eigentümerportal und Dokumentenarchiv
- Laufende WEG-Buchhaltung
- Bankabgleich, Belegzuordnung und offene Posten
- Hausgeldzahlungen und laufende Auswertungen
- Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan und Vermögensbericht
- §35a-Ausweis als Anlage zur Abrechnung
- Zahlungsverkehr mit Vier-Augen-Freigabe optional
Digitales WEG-Backoffice Premium
Für WEGs, die neben Portal und Buchhaltung auch Verträge, Versicherung, ETV und Sonderthemen strukturieren möchten.
- Alle Leistungen aus Portal & Buchhaltung laufend
- Vertrags- und Fristenmanagement
- Versicherungskoordination mit Partneranbindung optional
- Schadenfallkoordination nach Aufwand
- ETV-Vorbereitung und Belegprüfung
- Betriebskostenabrechnung für vermietende Eigentümer optional
- Abrechnungsprüfung, Neuerstellung und individuelles WEG-Branding optional
Ablauf
Vom Unterlagen-Chaos zur digitalen WEG-Struktur.
Der Einstieg erfolgt bewusst strukturiert: Erst klären wir Bedarf, Unterlagenlage und Verantwortlichkeiten. Danach richten wir Portal, Dokumentenarchiv und kaufmännische Prozesse passend zu Ihrer WEG ein.
Anfrage & Bedarf klären
Sie teilen uns mit, ob es um eine selbstverwaltete WEG, einen Beirat, eine kleine Gemeinschaft, eine Abrechnungsprüfung oder vermietendes Sondereigentum geht.
Unterlagen digital bereitstellen
Teilungserklärung, Beschlüsse, Eigentümerliste, MEA, Vorjahresabrechnungen, Bankunterlagen, Belege, Heizkostenabrechnung, Verträge und Versicherungen werden digital gesammelt.
Unterlagen-Check & Modulvorschlag
Wir prüfen die Unterlagen auf Vollständigkeit, erkennbare Datenlücken und kaufmännische Plausibilität. Anschließend erhalten Sie eine Empfehlung für passende Module.
Angebot & Rollenklärung
Sie erhalten ein individuelles Angebot. Dabei wird festgelegt, wer Ansprechpartner ist, wer Zahlungen freigibt und welche Kommunikation über das Portal läuft.
Portal, Archiv & Buchhaltung einrichten
Nach Beauftragung richten wir Eigentümerportal, digitale Objektakte und kaufmännische Prozesse ein. Bei laufender Betreuung werden Bankabgleich, Belege und offene Posten dauerhaft strukturiert geführt.
Abrechnung & laufende Betreuung
Sie erhalten Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Vermögensbericht, §35a-Ausweise und weitere Unterlagen digital. Bei laufender Betreuung bleiben Portal, Buchhaltung, Fristen und Dokumente aktuell.
Deutschlandweit remote
Kaufmännisch digital. Technisch vor Ort klar angebunden.
Die kaufmännische Organisation einer WEG muss heute nicht mehr an Papierordner, lokale Akten oder unübersichtliche E-Mail-Verläufe gebunden sein. Buchhaltung, Abrechnung, Belege, Vertragsfristen und Dokumente lassen sich digital strukturieren. Die technische Betreuung bleibt beim Beirat, Selbstverwalter, Hausmeister oder lokalen Dienstleister vor Ort.
Digitales Backoffice
Was Immobilien Ulrich remote übernimmt
- Eigentümerportal und digitales Dokumentenarchiv
- WEG-Buchhaltung, Bankabgleich und Belegzuordnung
- Offene Posten, Hausgeldzahlungen und laufende Auswertungen
- Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan und Vermögensbericht
- §35a-Ausweis und Betriebskostenabrechnung für vermietende Eigentümer
- Vertragsfristen, Versicherungskoordination und Schadenunterlagen
- Belegprüfung, ETV-Unterlagen und kaufmännisches Reporting
Vor Ort
Was lokal bleiben sollte
- Objektbegehungen
- Schadensaufnahme vor Ort
- Handwerkerkontrolle
- Schlüsselmanagement
- Hausmeisterleistungen
- technische Sofortmaßnahmen
- laufende Objektbetreuung vor Ort
Das Modell funktioniert besonders gut, wenn ein Hausmeister, Beirat oder Selbstverwalter vor Ort erreichbar ist und Immobilien Ulrich die kaufmännische Struktur im Hintergrund übernimmt.
Die WEG behält ihre Selbstverwaltung und lokale Betreuung – erhält aber ein professionelles digitales Rückgrat für Buchhaltung, Abrechnung, Dokumente, Verträge und kaufmännische Entscheidungen.
Verantwortung
Klare Rollen, bevor die Zusammenarbeit beginnt.
Das WEG-Backoffice von Immobilien Ulrich ist eine kaufmännische Unterstützungsleistung. Es ersetzt nicht automatisch einen bestellten WEG-Verwalter. Vor Beginn wird deshalb klar festgelegt, wer Auftraggeber ist, wer Ansprechpartner bleibt, welche Aufgaben übernommen werden und wie Freigaben, Kommunikation, Portalzugriffe und Datenverarbeitung geregelt sind.
Auftraggeber & Ansprechpartner
Idealerweise beauftragt die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer die Leistung auf Grundlage eines entsprechenden Beschlusses. Die laufende Abstimmung erfolgt über einen benannten Ansprechpartner, zum Beispiel Beirat, Selbstverwalter oder Verwalter.
Keine automatische Verwalterstellung
Immobilien Ulrich arbeitet je nach Vereinbarung vorbereitend, unterstützend oder laufend kaufmännisch zu. Die technische Betreuung, Entscheidungen der Gemeinschaft und allgemeine Eigentümerkommunikation bleiben beim zuständigen Ansprechpartner, sofern nichts anderes ausdrücklich vereinbart wird.
Zahlungsverkehr mit Freigabeprozess
Zahlungen können auf Wunsch vorbereitet und kaufmännisch geprüft werden. Die finale Freigabe erfolgt über ein vereinbartes Vier-Augen-Prinzip durch den benannten Ansprechpartner der WEG. Für besondere, größere oder nicht laufende Vorgänge können zusätzliche Nachweise, Beschlüsse oder Freigaben erforderlich sein.
Eigentümerkommunikation über klare Kanäle
Direkte Eigentümeranfragen werden nur übernommen, wenn dies ausdrücklich vereinbart ist. Abrechnungsthemen, Belegfragen oder Dokumentenzugriff können über definierte Ticket-Kategorien laufen; technische Themen bleiben beim lokalen Ansprechpartner, Verwalter, Beirat oder Hausmeister.
